Een gestructureerd en persoonlijk offboardingproces met behulp van het Appical platform

Medewerkers een fijn afscheid geven is een belangrijk onderdeel in de werknemersbeleving. Daarom is een gestructureerd programma voor vertrekkende medewerkers van belang. Zo kunnen taken en kennis goed worden overgedragen en heeft HR tijd om belangrijke feedback over de organisatie te verzamelen. Dat is precies wat ZEISS heeft gedaan met hun aanpak van het offboardingproces, waarbij gebruik wordt gemaakt van het Appical offboarding platform.

logo zeiss

Internationaal leider in optica

ZEISS levert al meer dan 170 jaar oplossingen op het gebied van optica en opto-electronica. Inmiddels zijn ze internationaal leider waarbij de focus voornamelijk ligt op technologische vooruitgang met oplossingen voor de de halfgeleider-, automobiel- en mechanische industrieën. Daarnaast worden producten van ZEISS gebruikt voor biomedisch onderzoek, medische technologie evenals brillenglazen, camera- en filmlenzen, verrekijkers en planetaria. 

 

Bij ZEISS werken er wereldwijd ruim 33.000 medewerkers, waarvan 150 in de Benelux. 

Introductie

In 2016 startte de organisatie met het gebruik van het platform van Appical voor het onboarden en inwerken van nieuwe medewerkers. Met deze case kijken we naar het einde van het dienstverband: het offboardingproces. Want ook hier speelt het platform van Appical een belangrijke rol. Sasja Luijk, HR Manager Benelux, neemt ons mee in wat goede offboarding bij ZEISS inhoudt.

Gestructureerd offboarden

“Er ontbrak structuur in onze offboarding, en dan voornamelijk in de exitgesprekken. Er bestond wel een formulier met vragen, maar we waren op zoek naar een betere structuur voor het gehele proces, van het moment dat iemand aangeeft te vertrekken tot in ieder geval de laatste dag.” 

 

Om het offboardingprocess te verbeteren, heeft het team van ZEISS een aantal belangrijke vragen geformuleerd:

  • Bij wie ligt de verantwoordelijkheid, de manager of bij HR?
  • Wat kan er geleerd worden van iemand zijn/haar vertrek?
  • Hoe kan er eerlijke feedback verkregen worden?
  • Moeten alle vertrekkende medewerkers verplicht feedback geven?

 

ZEISS heeft gekozen om alle vertrekkende medewerkers in het offboardingproces mee te nemen. Want ook medewerkers welke wellicht een minder vrijwillige vertrek hebben kunnen waardevolle feedback geven. 

Sasja Luijk

ZEISS Benelux

“Het was voor ons belangrijk om meer feedback te krijgen over cultuur, ontwikkelmogelijkheden, de leidinggevende en arbeidsvoorwaarden.”

Er is binnen ZEISS goed gekeken naar welke onderwerpen altijd ter sprake moeten komen. Dat zijn onderwerpen waar we na het lezen van de feedback vanuit onze rol actief op kunnen sturen om de retentie van medewerkers te verbeteren.

Welkom in de Offboarding app

De ZEISS Offboarding app bevat een persoonlijke offboarding journey voor iedere medewerker. Daarbij zie je direct in je beginscherm hoe ver je reeds bent in het proces en welke onderdelen (stories) er nog niet voltooid zijn.

Opdelen van het offboardingproces

De offboarding app van ZEISS is opgedeeld in verschillende onderdelen, zodat een vertrekkende werknemer informatie in behapbare porties voorgeschoteld krijgt. Vertrekkende medewerkers kunnen op ieder moment van de dag inloggen en hun offboarding reis in de app vervolgen.

Terugkoppeling

Belangrijk onderdeel van het offboardingproces bij ZEISS is het verzamelen van eerlijke feedback. Vertrekkende medewerkers maken gebruik van de app om op ieder gewenst moment tijdens het offboardingprogramma de vragen in te vullen. Zodoende kan men tijdens het exitgesprek de focus leggen op andere onderwerpen of dieper inzoomen op de gegeven antwoorden.

Open vragen

Door gebruik te maken van open velden geeft ZEISS medewerkers de mogelijkheid terugkoppeling te geven over thema’s die niet in de standaard vragenlijst staan. Dit resulteert in meer gedetailleerdere informatie waarmee de werknemersbeleving en retentie verder verbetert kunnen worden.

Waarom gebruiken jullie een digitale tool?

Het voordeel van de app van Appical is dat medewerkers hun feedback op ieder gewenst moment in hun offboardingperiode kunnen vullen,” aldus Luijk. En dat zorgt dat er veel meer feedback verkregen wordt dan in een exitgesprek. Een exitgesprek is nog wel steeds onderdeel van de offboarding, maar daarin staat het verkrijgen van feedback niet perse meer centraal.

 

Een belangrijke optie in de offboarding app is om de mogelijkheid voor medewerkers om zelf een open veld aan te brengen waarbij zij andere zaken dan de bedrijfsthema’s kunnen vermelden. Veel vertrekkende medewerkers bij ZEISS maken hier gebruik van. Daarnaast maakt de app het mogelijk om medewerkers automatisch een reminder te sturen als ze nog geen feedback hebben achtergelaten.

Offboarding checklist

Ook bevat de app een offboarding checklist waarin zaken als het inleveren van spullen, plannen van een exitgesprek en overdragen van kennis en taken staan aangegeven. Luijk zegt hierover: “We communiceren dit uiteraard mondeling, maar we zien ook dat de kracht van herhaling heel krachtig werkt en dit proces nu eenvoudiger verloopt.”

Wat levert offboarding precies op?

Wat ZEISS ten eerste heeft bereikt is dat het proces nu voor alle stakeholders duidelijk is en dat de rollen en verantwoordelijkheden ook bekend zijn bij iedereen. 

 

“Feedback die we vaak krijgen is dat het zo makkelijk is om feedback te geven via de app”, zegt Luijk. “Het invullen gaat snel en eenvoudig en het toevoegen van een open veld voor extra feedback wordt zeer gewaardeerd.” 

 

Als er meer tijd voor het geven feedback beschikbaar is, en medewerkers op een rustig moment hun feedback kunnen geven, is de uitkomst dat er meer feedback terugkomt. “Het offboardingproces zoals dat nu staat geeft ons veel waardevolle informatie over eventuele verbeteringen voor de toekomst.”

Volgende stappen

Het HR team bij ZEISS gaat zich nog verder inzetten om het offboardingproces in de app nog persoonlijker te maken. Door bijvoorbeeld na het geven van feedback een persoonlijk dankwoord van het team of de leidinggevende te tonen. 

 

“Nu is dit nog een algemeen dankwoord namens HR/de organisatie, maar Appical maakt het mogelijk om hier een leuke teamfoto, -video en persoonlijke tekst van te maken. Het doel is om iedere vertrekkende medewerker een persoonlijke ervaring te geven,” aldus Luijk.

Ontdek wat Appical voor jou kan betekenen

MAAK EEN AFSPRAAK

Vorige case

Quality Wellnessresorts

Volgende case

Een digitale onboarding experience bij Amsterdam UMC