De candidate journey is belangrijker dan ooit. Iedere organisatie wil in ‘the war for talent’ het beste talent uit de markt voor zich zien te winnen. Maar ook als het talent eenmaal binnengehaald is, is de employee experience van uiterst belang om schaars talent te behouden. In deze blog leggen we uit hoe je pre-hiring, pre-, on- en offboarding in kan richten om jouw groeidoelstellingen te behalen en te bewaken. Blije werknemers zorgen immers voor blije klanten en blije klanten voor groei!

– Het tweede deel in een tweeluik die gaat over de Employee Experience & de Employee Journey –

In de vorige blog, Employee Experience belangrijker dan ooit!, las je 7 redenen om te starten met employee experience. Je kunt ook wel stellen dat de employee experience een rode draad is die door je gehele employee journey loopt. We gaven je ook een paar tips, namelijk om jezelf een aantal vragen te stellen op het gebied van jouw organisatieverhaal, bedrijfscultuur, het bereiken van jouw doelgroep, de impact van een goed pre- en onboardingproces en waarom een goede offboarding zo belangrijk is. Hier krijg je nu antwoord op! Je leest meer over cultuur en hoe je de employee journey binnen 4 fasen in kunt richten.

Cultuur & verbinding

Cultuur is de bindende factor. Of het nu gaat om werving of om behoud. Vaak is het ‘een gevoel’ en ‘merk je het aan de mensen’. Als organisatie hier de vinger op leggen is van onschatbare waarde. Wat maakt het dat jouw medewerkers iedere dag met een lach op hun gezicht naar hun werk gaan? Wat maakt hun werk leuk? Wat is de cultuur van de organisatie dan en vanuit welke waarden werken we? Ons bedrijf is jong, we bestaan sinds 2012 en er werken veel millennials. Onze gemiddelde leeftijd is 28. Een dynamische werkomgeving, aan veranderingen onderhevig. Af en toe stilstaan bij het bedrijf, onze medewerkers en wat ons nou Appical maakt en houdt in de toekomst, dat is de basis van ons Employer Brand en waar je je wel of niet mee kunt identificeren. Om te kiezen maar ook om gekozen te worden, is het belangrijk je ‘echte ik’ te laten zien.

‘Familie krijg je er gratis bij, vrienden kies je zelf uit? Persoonlijk zie ik een nieuwe werkgever als een familie die je zelf uit kunt kiezen!’

Vanuit deze visie en het feit dat wij de ambitie hebben dit jaar te verdubbelen in personeel, zijn wij een samenwerking aangegaan met Culture Builders. De kick-off van het traject hadden wij afgelopen maandag op ons kantoor in Amsterdam-Noord. Door middel van een anonieme enquête onder medewerkers gaan we kijken welke ‘culture vibes’ als positief en negatief worden ervaren, waar we in de toekomst samen naartoe gaan en hoe we dit gaan doen. We vertellen je later graag meer over dit project.

Jouw concurrenten kunnen alles proberen te kopiëren. Hetgeen wat ze zeker niet kunnen kopiëren is de cultuur.’

Employee Journey – de rode draad

De Employee Journey bestaat uit 4 fasen, HR praktijk schreef eerder over branding & recruitment, selection & employment, internal en external branding. De journey bestaat als het ware uit een aantal touchpoints waarin de medewerker en werkgever contact met elkaar kunnen hebben. Denk hierbij aan een eerste indruk via social media, een kijkje op de ‘werken bij site’, een sollicitatiegesprek op kantoor, diverse momenten tijdens het onboardingsproces van de nieuwe medewerker zoals de eerste werkdag, gesprekken met collega’s, trainingen en eerste feedbackmoment. Maar ook een belangrijke levensgebeurtenis tijdens het dienstverband (zoals een verjaardag, promotie, ziekte, geboorte kind en het vieren van successen) of bij het verlaten van de organisatie. Dit zijn uiteraard geen vaste momenten, want voor een ‘let’s get real journey’ leeft de employee experience altijd en is een organisatie continu bezig met het verbeteren van de tevredenheid van haar medewerkers en haar klanten.

Bij Appical delen wij de employee journey op binnen de volgende fasen. Ons uiteindelijke doel:

Turn talent into Heroes!

  • Pre-hiring – vanaf eerste contactmoment tot tekenen contract
  • Pre-boarding – vanaf tekenen contract tot eerste werkdag
  • Onboarding – vanaf eerste werkdag tot productief zijn medewerker
  • Offboarding – laatste maand tot uitdiensttreding

1. Pre-hiring

Attract – de magnetische werking

De pre-hire fase loopt vanaf het moment dat een potentiële kandidaat met jouw bedrijf in aanraking komt tot het moment dat het contract getekend is. Bij het aantrekken van talent speelt Employer Branding een belangrijke rol. Een goede candidate experience is een randvoorwaarde voor het employer brand en de realisatie van employer impact. Als dit niet in orde is dan heeft het weinig zin om in ‘top werkgever rijtjes’ te staan. Medewerkers anno 2018 doen hun eigen online onderzoek en kijken op ratingsites zoals Glassdoor en kiezen voor bedrijven die sturen op impact. Door middel van een pre-hire widget geef je een sneak peek binnen jouw bedrijf.

  • Vertel je eigen organisatieverhaal en laat je cultuur spreken.
  • Deel de ervaringen van je eigen medewerkers.
  • Deel de visie, laat zien welke impact collega’s bij jouw bedrijf kunnen maken, wat hun rol is in het grotere geheel en hoe hun groeipad eruit ziet.
  • Zorg voor een overzichtelijke en eerlijke bedrijfs- en vacaturepagina.
  • Deel inhoudelijke content, maar geef ook een kijkje achter de schermen op social media.
  • Doe onderzoek naar de kanalen waar je doelgroep zich bevindt en ben daar actief.

Employee experience heeft ook te maken met het nakomen van verwachtingen van (potentiële) medewerkers. Kortom, ‘hire for cultural fit’ en zorg voor een werkomgeving waar medewerkers gelukkig zijn!

‘If you hire people just because they can do a job, they’ll work for you money. But if you hire people who believe what you believe, they’ll work for you with blood, sweat and tears.’ by Simon Sinek.

2. Pre-boarding

Adopt – ‘de handshake’

De pre-boarding fase loopt vanaf het moment dat de nieuwe medewerker getekend heeft tot aan de eerste werkdag. Begin hier niet pas op de eerste werkdag mee. De tijd van alleen maar papierwerk en ‘instroom’ hebben we inmiddels achter ons gelaten. Een new hire, maar ook kandidaten die niet door het sollicitatieproces komen of zelf afhaken, behandel je als jezelf behandeld zou willen worden. Veel nieuwe medewerkers haken al af voordat ze goed en wel met hun baan begonnen zijn. Goede pre-boarding kan dat voorkomen.

  • Begin met het ‘onboarden’ van de new hire voor de eerste werkdag. Vanaf het moment van tekenen tot aan de eerste dag niets meer van je laten horen of alleen maar over de ‘praktische zaken’ contact zoeken is niet echt een experience.
  • Betrek de nieuwe medewerker in een vroeg stadium bij de teamplannen en toekomstvisie van het bedrijf. Maak het interactief!
  • Nodig de nieuwe medewerker eventueel al voor zijn/haar eerste werkdag uit voor een teammeeting of diner.
  • Geef de medewerker zoveel mogelijk relevante informatie, zodat hij/zij bijvoorbeeld de meerderheid van de collega’s, de werkplek en de ‘way of work’ al kent.
  • Geef de nieuwe medewerkers vooraf al de mogelijkheid tot het geven van feedback en bedank hem of haar met een presentje wat in de eerste week van pas komt.

‘The candidate has now become your new employee, treat him or her the same as a new customer.’

3. Onboarding

Accelerate – ‘de raket’

De onboarding fase loopt vanaf de eerste werkdag tot aan het moment dat de nieuwe medewerker volledig is ingewerkt. Vergeet niet dat de onboarding fase eigenlijk nooit stopt. Ook na de eerste maanden is het van belang de medewerker ‘onboard’ te houden. Het gaat hier eigenlijk om de bedrijfs- en de functionele onboarding. Doorstromen gebeurt niet meer automatisch binnen dezelfde soort functie binnen hetzelfde bedrijf. We kijken steeds meer naar rollen en soft skills. Voor de bedrijfs- en functionele onboarding rekenen we gemiddeld drie maanden, dat is uiteraard afhankelijk van eventueel te volgen trainingen. Ongoing onboarding bestaat onder andere uit:

  • Geef de nieuwe medewerker een welkom gevoel en plan alvast een paar coffee dates met collega’s.
  • Verwelkom de new hire met meer dan de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Maak bijvoorbeeld via de monitor kenbaar dat de nieuwe collega start (met korte introductie en foto) of zet een ‘welkomstpakket’ klaar.
  • Koppel de nieuwe medewerker aan een buddy zodat hij/zij altijd terecht kan voor vragen en goed op weg geholpen wordt.
  • Momenten van trots met elkaar delen en successen vieren.
  • Blijf met elkaar in gesprek! De functionerings- en beoordelingsgesprekken zijn noodzakelijk, maar nog veel belangrijker in mijn ogen zijn de tweewekelijkse heads-ups en eventuele employee engagement surveys.
  • Zorg ervoor dat je content up-to-date is en blijft.

‘Employee engagement is a cocktail of teamwork, management and company culture.’

4. Offboarding

Ambassadors – uit het oog, maar niet uit het hart

De offboarding fase loopt vanaf het moment dat de medewerker aangeeft de organisatie te willen verlaten tot aan de laatste werkdag. Hier geldt niet ‘uit het oog uit het hart’, probeer ook de relatie te onderhouden met jouw ambassadeurs. De wereld van uitstroom is de afgelopen jaren ook veranderd. Mensen willen zichzelf blijven ontwikkelen, veel soorten projecten en klanten zien en doen waar ze gelukkig van worden. De een zegt dat millennials (generatie Y) veel verschillen van andere medewerkers op de arbeidsmarkt, de ander zegt dat de verschillen helemaal niet zo groot zijn. Lees er meer over in de mythes over millennials ontrafeld. De volgende tips zijn in ieder geval generatie onafhankelijk.

  • Blijf af en toe nog in contact, ook na de uitdiensttreding.
  • Roep bijvoorbeeld een alumnigroep in het leven.
  • Maak het exitgesprek interactiever en geef de medewerker meer tijd om feedback te geven bij het verlaten van de organisatie.
  • Erken prestaties, ook bij uitdiensttreding en bedank de medewerker voor zijn/haar inzet (of dit nu voor 2 of voor 10 jaar is geweest). Je wilt als ex-medewerker niet het idee krijgen dat daar verder niet zoveel aandacht aan besteed wordt.
  • Borg de data die je verzameld bij exitgesprekken zodat je indien de situatie dit vraagt ook echt iets kunt veranderen.

‘Marketing sells us emotions during onboarding. It’s important we unravel those emotions during offboarding.’ by Joe Macleod.

Het gaat om verhalen vanuit het hart van je organisatie waarin je (potentiële) klanten en (potentiële) collega’s zich kunnen herkennen. Blijf dicht bij jezelf en de core values van je bedrijf. Niet alleen HR en marketing zijn hier verantwoordelijk voor als afdeling, maar het is een attitude binnen de organisatie. De employee journey en beleving zou centraal moeten staan als je aan de slag gaat met de invulling van de 4 fasen. Het brengt je veel voordelen, zoals vanaf het eerste moment een culture fit, sneller up & running, meer engagement tijdens het dienstverband en een vertrekkende collega die een echte ambassadeur wordt. Er op het juiste moment zijn. Daar gaat het om.

Tips van Appical

  • Think big… but start small.
  • Zorg voor de juiste content voor de juiste persoon op het juiste moment.
  • Start met het verzamelen van data en bouw daarop verder.
  • Experience hoeft niet altijd groots en duur te zijn.
  • Betrek stakeholders vroegtijdig in het proces.
  • Definieer een ideale situatie, maar start met een generiek programma en bouw daarna uit voor diverse functies.
  • Vraag je huidige en nieuwe medewerkers om feedback gedurende hun hele employee journey.

Wil jij met ons in gesprek over jouw employee journey of ben je nieuwsgierig naar de mogelijkheden binnen iedere fase van ons employee retention platform? Vraag dan een demo aan.