De moderne benadering van onboarding heeft zich zo ontwikkeld dat medewerkers alle kennis hebben die nodig is om succesvol te zijn en hen ondersteunt tijdens hun ontwikkeling van kandidaat voor de baan tot productief medewerker. Een grote kans dat nieuwe medewerkers vroeger moesten wachten tot hun eerste werkdag voordat zij kennis konden maken met nieuwe collega’s, papierwerk konden afhandelen en konden beginnen met leren. Succesvolle organisaties starten nu veel eerder in het cruciale onboardingproces.

1. Wanneer wordt met onboarding begonnen?

Indien de introductie pas tijdens de eerste dagen van het dienstverband begint, gaat waardevolle tijd om te acclimatiseren en productief te worden verloren. Start de onboarding al tijdens het sollicitatiegesprek. Een van de sollicitanten wordt een nieuwe medewerker (misschien wel meerderen als je in de nabije toekomst nog mensen nodig hebt). Zorg daarom dat ze zich meteen welkom voelen. Nadat een aanbod is gedaan en aanvaard, is het belangrijk om tot aan de eerste werkdag in gesprek te blijven en de informatiestroom op gang te houden. Nieuwe medewerkers zijn het meest ontvankelijk wanneer ze gefocust zijn op het maken van een goede eerste indruk.

2. Welke informatie wordt beschikbaar gesteld?

Zijn nieuwe medewerkers goed geïnformeerd over de nieuwe functie waarvoor zij zijn aangenomen? Aan wie leggen zij verantwoording af en welke collega’s dragen bij aan hun werk en hoe behalen zij hun resultaten? Het is van wezenlijk belang voor de inwerkfase dat de functie exact overeenkomt met hun verwachtingen. En er valt meer te leren dan alleen de specifieke taken die bij een functie horen. Nieuwe medewerkers willen meer informatie over hun werkgever, zoals over tradities, legacy, missie, waarden en doel. Hoe leven deze binnen het bedrijf en hoe worden ze gehandhaafd? Productinformatie is eveneens belangrijk. Medewerkers zijn ook ambassadors voor de bedrijven waar ze gaan werken, en voor de producten en diensten van die bedrijven. Zorg er daarom voor dat alle nieuwe medewerkers beschikken over alle kennis die nodig is om effectief te zijn als pleitbezorger voor wat het bedrijf doet en hoe het wordt gedaan.

3. Wanneer worden de formaliteiten afgerond?

Moeten nieuwe medewerkers tot de eerste dag wachten voordat ze hun papierwerk kunnen afronden? En geldt dat ook voor salarisdocumentatie, officiële stukken en autorisaties? Dat is nergens voor nodig. Ze willen de eerste dag het liefst meteen aan de slag in hun nieuwe baan. Dus maak gebruik van technologie om het papierwerk snel af te handelen en zorg dat documenten al voor de startdatum worden gedeeld en digitaal ondertekend. Regel tevens alle autorisaties, veiligheidschecks en referenties. De eerste dag in een nieuwe baan moet een ervaring zijn die de start van een succesvolle relatie betekent, zowel voor de nieuwe medewerker als voor het team. Laat deze dag niet overschaduwd worden door administratieve en procesmatige zaken.

4. Hoe wordt technologie gebruikt?

De wijze waarop technologie wordt gebruikt, is bepalend voor de ervaring van de kandidaat en maakt duidelijk welk type werkomgeving je nieuwe medewerkers biedt. In hun privéleven maken zij allemaal gebruik van technologie en op het werk verwachten ze eenzelfde naadloze, responsieve totaalervaring. Uit onderzoek blijkt dat voor meer dan 90 procent van de medewerkers geldt dat technologie invloed heeft op hun werktevredenheid. Hoe wordt de informatie die de nieuwe starters nodig hebben gecommuniceerd? Hebben zij toegang tot deze informatie via een app, website of portal? Zij hopen zoveel mogelijk informatie te vinden over hun nieuwe werkgever en team: van de geschiedenis en legacy van het bedrijf tot de sociale profielen van hun collega’s en een virtuele tour door het kantoor. Zorg ervoor dat alle vragen die typisch zijn voor een eerste werkdag vooraf kunnen worden beantwoord en neem de spanning voor het starten in een nieuwe baan weg door voor die tijd zoveel mogelijk informatie te verstrekken.

5. Wie is verantwoordelijk voor onboarding?

Lange tijd was het het HR-team dat zorg droeg voor onboarding. Dit werkte misschien goed toen het nog voornamelijk een administratief proces was. Maar bij de moderne benadering gaat het meer om de sociale en culturele context van de nieuwe functie binnen het bedrijf en is input nodig vanuit een bredere kring. In welke mate zijn de managers betrokken? Zij hebben vaak de belangrijkste relatie met de nieuwe medewerker dus stimuleer hen om verantwoordelijkheid te nemen en ervoor te zorgen dat elk van hun nieuwe teamleden beschikt over de informatie en instructies die nodig zijn voor een succesvolle start. Vergeet ook het senior leiderschap niet. Veel organisaties regelen dat nieuwe medewerkers tijd doorbrengen met senior management – bijvoorbeeld door een ontbijt of lunch op een van de eerste dagen – zodat zij een beter begrip hebben van het bedrijfsdoel en de bedrijfswaarden, en hoe deze binnen de organisatie leven.

6. Hoe wordt van de eerste dag een speciale ervaring gemaakt?

Met nieuwe medewerkers die beter zijn geïnformeerd over het bedrijf en zijn cultuur, en de bijzonderheden van hun functie, proberen veel organisaties van die eerste dag een echte ‘experience’ te maken. Er zijn veel manieren om ervoor te zorgen dat iemand zich op de eerste werkdag speciaal voelt. Sommigen zorgen voor een leuk cadeautje of organiseren een sociale bijeenkomst, zoals een teamlunch of welkomstmaaltijd voor alle nieuwe starters zodat ze kennis kunnen maken met senior medewerkers. Anderen organiseren op de eerste dag een bijeenkomst voor een groep nieuwe starters waarbij ze games en sociale contacten combineren met kennis, of een quiz om te zien hoeveel feitjes – grappige en educatieve – ze over hun nieuwe bedrijf en collega’s te weten zijn gekomen. Een ervaring op maat maakt altijd een goede indruk. Stelt je bedrijf een individueel rooster op voor het voorstellen van nieuwe medewerkers aan alle mensen in het bedrijf waarmee ze contact zullen hebben of gaan samenwerken, zoals andere teams en afdelingen? En wanneer er geen speciale voorstelronde wordt georganiseerd, hoe kan de eerste dag dan een persoonlijk tintje krijgen waardoor iemand zich welkom voelt?

7. Welke ondersteuning is er voor nieuwe medewerkers? Weten zij wat zij moeten doen om succesvol te zijn?  

Veel nieuwe medewerkers starten in een functie zonder dat ze precies weten hoe succes er uitziet. Vaak wordt de proeftijd gepresenteerd als een test waarvoor men moet slagen, waarbij er weinig steun beschikbaar is voor diegenen die wat meer inwerktijd nodig hebben. Om het beste uit nieuwe medewerkers te halen moet je transparant zijn over doelen, tijdlijnen, taken en verantwoordelijkheden. Zij moeten weten wat van hen wordt verwacht en op welk moment, en begrijpen wat zij in de eerste 30, 60 en 90 dagen moeten bereiken. Hoe zien de eerste 3 maanden van nieuwe starters in je bedrijf eruit? Weten ze wat er na elke week of maand van

hen wordt verwacht? Kun je een tijdlijn opstellen voor de eerste 3 maanden, met mijlpalen en prestaties? Zo niet, dan is de beginfase mogelijk niet duidelijk en kunnen nieuwe medewerkers zich onzeker voelen over wat er van hen wordt verwacht. Een werkgever kan zijn nieuwe medewerkers het beste steunen door het geven van real-time feedback. Nieuwe medewerkers zullen op het moment zelf willen weten hoe ze het doen, liever dan bijvoorbeeld een beoordeling krijgen na drie maanden. Dan kunnen zij hun functioneren verbeteren en zullen ze beter begrijpen wat hun manager van hen verwacht. Geef je gelegenheid voor het geven van feedback? En is dat tweerichtingsverkeer? Uiteindelijk kan het succes van het onboardingproces en de mate waarin het ondersteunend is, het beste worden gemeten door te luisteren naar degene die het ervaren. 

Wil je meer weten over de ROI van een goed onboardingprogramma? Eerder schreven we er deze blog over!

Conclusie succesvolle onboarding

Ga voor een toekomstbestendig onboardingproces! Begin de onboarding nog voor de eerste werkdag. Stel informatie beschikbaar over jou als werkgever, zoals over tradities, legacy, missie, waarden en doel. Laat de eerste werkdag niet overschaduwd worden door administratieve en procesmatige zaken en regel dit voor indiensttreding. Uit onderzoek blijkt dat voor meer dan 90 procent van de medewerkers geldt dat technologie invloed heeft op hun werktevredenheid. Gebruik technologie dus om de spanning voor het starten in een nieuwe baan weg te nemen door voor die tijd zoveel mogelijk informatie te verstrekken. Onboarding hoeft zeker niet alleen te gebeuren door HR, betrek ook senior leiderschap hierbij. Er zijn veel manieren om ervoor te zorgen dat iemand zich op de eerste werkdag speciaal voelt. Probeer de eerste dag een echte ‘experience’ te maken. Een werkgever kan zijn nieuwe medewerkers het beste steunen door het geven van real-time feedback. Nieuwe medewerkers zullen op het moment zelf willen weten hoe ze het doen, liever dan bijvoorbeeld een beoordeling krijgen na drie maanden.

Ben je benieuwd naar hoe jouw onboardingproces het beste vormgegeven kan worden en wat de mogelijkheden zijn van ons platform? Vraag dan vrijblijvend een demo aan.