De sleutel tot succes

Je medewerkers op nummer één zetten is de sleutel tot succesvolle, betrokken medewerkers bij je bedrijf. Klinkt simpel, maar is het in praktijk vaak niet. Het is belangrijk om nieuwe medewerkers een overweldigende ervaring te bieden, zodat ze probleemloos in hun nieuwe rol kunnen beginnen en ze een echt ‘wow!’-gevoel krijgen. In de wervingsfase worden kandidaten gouden bergen beloofd, je wil hen immers graag binnenhalen bij je bedrijf. Maar daarna vallen nieuwelingen vaak in het welbekende zwarte gat. Een suffe introductiedag twee maanden na je eerste werkdag, saaie introductiepagina’s op intranet of erger nog; het doorworstelen van het handboek nieuwe medewerker. In welke vier fasen van de employee journey bespaar je tijd als HR medewerker door het inrichten van een goed onboardingprogramma?

Preboarding

Preboarding, oftewel direct starten met inwerken na het tekenen van een contract biedt een gouden kans om de euforie van een nieuwe baan vast te houden. In de fase waarin nieuwe medewerkers hun contract hebben getekend hebben ze vaak vragen en twijfels. Deze komen tijdens de eerste weken pas aan bod. Zonde! Het beantwoorden van deze vragen en het creëren van een welkom gevoel zodat hun twijfel wordt weggenomen, is een goede eerste stap om de dialoog levend te houden en het enthousiasme te behouden.

HR is in de preboardingfase al druk bezig met het vereiste papierwerk. Denk aan arbeidscontracten, loonbelastingformulieren, WID, maar ook Verklaring Omtrent het Gedrag en tekenen van gedragscodes. Daarnaast is er nog alle logistiek voor de eerste werkdag zoals pasjes, parkeren en personeelsnummers.

HR is hier in deze fase zo’n 5 uur mee bezig. Je nieuwe werknemer is gemiddeld 16 uur kwijt met het het lezen, leren en regelen van deze zaken.

De eerste werkdag

Meestal krijgen nieuwe werknemers pas op de eerste dag op kantoor kans om kennis te maken met hun nieuwe werkomgeving en nieuwe collega’s. De inwerkperiode omvat de eerste weken op kantoor, met veel persoonlijke aandacht, en ook wordt bij de meeste bedrijven een verplichte rondleiding door het hele gebouw gegeven. Vragen als: ‘Waar is de koffiemachine?’, ‘Wat is het printernummer?’, ‘Hoe kan ik een vergaderzaal boeken?’ staan meestal boven aan het lijstje. Gewoonlijk wijst HR een collega (buddy) aan om de nieuwe medewerkers wegwijs te maken. Hoewel het voor de werknemer een hele uitdaging is om snel vertrouwd te raken met het kantoor, het takenpakket en de nieuwe collega’s is het net zo belangrijk en stressvol voor managers. Om ervoor te zorgen dat een werknemer een succesvolle en productieve aanvulling is voor het bedrijf, is het cruciaal dat de nieuwe werknemer zich vanaf dag 1 op zijn gemak voelt en het gevoel heeft bij het team te horen.

Gemiddeld is een nieuwe werknemer 4 uur kwijt aan een rondleiding en een welkomstsessie met een senior manager, maar meer komt zeker voor.

Onboarding in de organisatie

Onboarding is een wat ruimer begrip dan inwerkperiode, en focust meer op het verkorten van de tijd die een nieuwe werknemer nodig heeft om het minimale verwachte productiviteitsniveau te bereiken. De onboardingperiode begint vanaf de eerste dag en het kan tussen drie maanden en een jaar duren, afhankelijk van de complexiteit van de functie.

Als de onboarding begint (op de eerste werkdag) is een nieuwe medewerker ongeveer vier uur kwijt aan zoeken naar de informatie die hij hiervoor nodig heeft. In complexere omgevingen, zoals professionele dienstverlening, kan dit oplopen tot 20 uur of meer.

Feedback

Als manager heb je de verantwoordelijkheid dat je ‘onderweg’ alle relevante inzichten en verbeterpunten oppikt en deze niet pas tijdens het jaarlijkse evaluatiegesprek deelt. We zien dat werknemers in een onboardingprogramma van drie maanden gemiddeld twee uur bezig zijn met het delen van feedback. Omdat het nou eenmaal zo is… Bijna al onze klanten geven aan dat de feedback die ze van nieuwe werknemers krijgen erg waardevol is. Nieuwelingen kijken met frisse ogen naar je ‘stoffige’ bedrijfsprocessen, in tegenstelling tot collega die er al jaren zit. Die kijkt naar de processen en zal veelal denken: dat doen we hier nu eenmaal zo… Nieuwelingen hebben nog geen last van beroepsdeformatie dus gebruik hun frisse kijk op de zaak en vraag om eerlijke feedback. Organisaties als Hunkemöller en Coolblue bijvoorbeeld vragen in hun onboarding-app actief om kritische feedback van de nieuwelingen en gebruiken deze feedback ook om processen aan te pakken.

Functioneel onboarden als nieuwe fase

Bij onboarden zijn niet alleen meerdere afdelingen en collega’s betrokken, zoals Recruitment en HR, maar ook meerdere lagen binnen een organisatie. Dr. John Sullivan schetst voor onboarding in totaal vijf lagen op organisatieniveau, locatieniveau en individueel niveau. We zien dat diverse goed presterende organisaties zich na het reguliere onboardingprogramma focussen op functioneel onboarden als nieuwe fase.

  • Organisatieniveau
    Behelst recruitment en organisatiebrede normen en waarden.
  • Locatieniveau
    Behelst informatie en kwesties ten aanzien van het land/de regio en de locatie waar men gaat werken.
  • Afdelingsniveau
    Behelst de afdeling waar men gaat werken.
  • Team/functieniveau
    Behelst het team en de functie van de nieuwe werknemer.
  • Individueel niveau
    Behelst zaken op teamniveau die betrekking hebben op de unieke en diverse behoeften van deze persoon.

Onboarden ziet er voor verschillende functiegroepen binnen een onderneming verschillend uit. Stel dat je regelmatig nieuwe verkoopmedewerkers, software ontwikkelaars, vertegenwoordigers en monteurs aanneemt. Hoewel ze allemaal verschillende functies hebben, moeten ze een basisintroductie krijgen die informatie omvat over bijvoorbeeld het bedrijf waar ze komen te werken en over de werklocatie in het bijzonder. Zodra ze die informatie hebben gekregen, is het tijd voor een functionele training, afhankelijk van hun rol. Dat betekent dat hun onboarding door moet gaan.

Daarin ligt de grootste uitdaging van een succesvol onboardingprogramma. Hoe creëer je een consistente basis, met gemene delers waar het kan en onderscheid waar het moet?

Gemiddeld kost functioneel onboarden 11 uur per werknemer. Specifieke functiegerichte (groeps)trainingen zitten daar niet bij in.

Wat kan een goed onboardingprogramma jouw organisatie besparen?

Veel HR afdelingen zijn bezig met onboarding als thema. Uiteindelijk wordt altijd de vraag gesteld: wat levert het op? Als je een business case wil maken, bijvoorbeeld om voor te leggen aan de directie, kan je onze ROI calculator gebruiken om te bekijken wat een goed onboardingprogramma voor jullie kan opleveren. Standaard staan gemiddelden ingevuld, deze gemiddelden komen deels uit (internationale) onderzoeken en deels uit ervaringen bij onze klanten. Al deze variabelen zijn zelf aan te passen.

Elke week schrijven we een nieuwe blog. Mis ‘m niet en volg ons op LinkedIn, YouTubeFacebook of Twitter. 1 x in de twee weken op dinsdag de twee nieuwste blogs in je mailbox? Meld je aan voor de nieuwsbrief.